Abläufe, die niemand mehr von Hand erledigen muss

Wenn eine Aufgabe häufig vorkommt, immer gleich abläuft und heute jemand von Hand erledigt: eine Liste, die jede Woche gepflegt wird, eine Mail, die immer gleich aussieht, ein Export, der in ein zweites System übertragen wird. Ein weiteres Signal ist Abhängigkeit von einzelnen Personen: Fällt jemand aus, bleibt der Ablauf liegen. Häufig genügt eine Schnittstelle, um einen kompletten Arbeitsschritt überflüssig zu machen.

Nein. Zuerst nehmen wir den Ablauf so auf, wie er tatsächlich stattfindet, nicht wie er im Handbuch steht. Meist zeigt sich dann, dass die vorhandenen Systeme bleiben können und nur miteinander sprechen müssen. Neue Software schlagen wir nur dort vor, wo das bestehende System wirklich bremst – und häufig reicht eine schlanke eigene Anwendung, die genau den einen Ablauf abdeckt.

Mit den realen Schritten, Dateien und Übergaben, nicht mit einer Funktionsliste. Danach wählen wir bewusst einen überschaubaren Ablauf für den Anfang, damit die Entlastung früh spürbar wird. Für RHEWUM haben wir so einen Ablauf gebaut, der Rechnungsdaten aus Microsoft Navision zieht, Umfragen erzeugt und eigenständig versendet. Zum Schluss gehören Einführung und Nachjustieren dazu: Ein Prozess ist erst digitalisiert, wenn ihn alle nutzen.

Ja. Automatisiert wird Wiederholung, nicht Urteil. Wo Beurteilung oder Textarbeit nötig ist, ergänzen wir KI als Vorschlag, die Freigabe bleibt im Team. Gleichzeitig sorgen wir dafür, dass jeder Schritt nachvollziehbar protokolliert wird – so ist erkennbar, ob eine Aufgabe erledigt wurde, und die entstehenden Daten lassen sich später auswerten.