Raus aus der gewachsenen Systemlandschaft

Nicht ein weiteres System neben dem alten, sondern die geordnete Ablösung dessen, was über die Jahre gewachsen ist: ein Programm von 2009, eine Access-Datenbank, drei Excel-Tabellen und eine Website, die niemand mehr aktualisieren kann. Ein neues Tool danebenzustellen verdoppelt in der Regel die Arbeit. Wir planen deshalb von Anfang an mit, was abgeschaltet wird und wann.

Mit einer Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind im Einsatz, wer nutzt sie, welche Daten liegen darin und woran hängt der Ablauf. Erst danach entscheiden wir über Architektur und Umsetzung. Daraus entsteht ein Ablöseplan mit Reihenfolge, Aufwand und Risiko je Schritt, der so geschnitten ist, dass nach jeder Etappe etwas funktioniert. Der Austausch aller Systeme auf einmal geht selten gut aus.

Ja, oft sogar länger als gedacht. Solange klar ist, welches System welche Daten führt und wie die Verbindung aussieht, kann ein Altsystem in der Übergangszeit weiterlaufen. Wir sorgen dafür, dass die Daten dabei synchron bleiben. Abgelöst wird dort, wo Betrieb, Sicherheit oder fehlender Herstellersupport es erzwingen – nicht, weil etwas alt ist.

An Handarbeit, die wegfällt, an Daten, die nur noch an einer Stelle gepflegt werden, an Abläufen, die nicht mehr an einer einzelnen Person hängen, und an Systemen, für die es wieder Support gibt. Das lässt sich beziffern: Wie lange dauert ein Vorgang heute, wie oft entstehen Rückfragen durch widersprüchliche Daten. Die Zahl neuer Tools ist dagegen kein Erfolgsmaß.