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Classified Mission

Verwaltung so digital wie die Produktion

Process digitisationAI automation
Film- und Content-Produktion · NRWLive · Phase 1 von 4

Eine Filmproduktion arbeitet in Produktion und Redaktion längst digital. Jetzt zieht die Verwaltung nach. Wir begleiten den Weg live, Phase für Phase. Gefördert über MID-Digitale Prozesse.

Mission Control

Wo wir gerade stehen

Zuletzt aktualisiert: 29. September 2026

  1. 01Aktuell

    Woche 1 bis 4

    IST-Analyse

    Aufnahme-Workshops mit Geschäftsführung, Produktion und Verwaltung, Reifegrad je Prozess.

    M1: Prozesslandkarte

  2. 02Geplant

    Woche 4 bis 7

    SOLL-Konzept

    Zielprozess für alle acht Abläufe, inklusive Bewertung der KI- und Automatisierungspotenziale.

    M2: digitales Zielbild

  3. 03Geplant

    Woche 7 bis 9

    Softwareauswahl

    Lastenheft, Marktsichtung und Entscheidungsmatrix nach Integration, Kosten und Datenschutz.

    M3: begründete Auswahl

  4. 04Geplant

    Woche 9 bis 12

    Einführung

    Einführungsfahrplan, Begleitung der Einrichtung, Review der Automatisierungen, zwei Testzyklen.

    M4: Prozesse im Betrieb

The challenge

Unser Kunde produziert Film- und Videocontent und arbeitet in Produktion und Redaktion bereits mit einem modernen Stack: ein zentraler Workspace für Daten und Organisation, ein Team-Chat für die Kommunikation und eigene Automatisierungen. Die Verwaltung lief dagegen nebenher. E-Mails ohne Projektbezug, Verträge ohne einheitliche Ablage, Fristen ohne System und ein Freelancer-Onboarding ohne festen Ablauf. Genau das bremst, wenn Team und Freelancer-Anteil wachsen.

Acht Prozesse im Fokus

Typische Verwaltungsabläufe, die in vielen Kreativunternehmen noch ohne Systemunterstützung laufen.

  • P1

    E-Mail-Bearbeitung

    Eingänge landen im persönlichen Postfach statt beim Projekt.

  • P2

    Buchhaltungsvorbereitung

    Viel Handarbeit zwischen Tabellen, Ordnern und Buchhaltungstool.

  • P3

    Vertragsverwaltung

    Keine strukturierte, einheitliche Ablage.

  • P4

    Fristenmanagement

    Abgabe-, Vertrags- und Zahlungsfristen werden individuell verfolgt.

  • P5

    HR-Verwaltung

    Bisher ohne eigene Softwarelösung.

  • P6

    Freelancer-Onboarding

    Kein Standard, obwohl immer mehr Freelancer mitarbeiten.

  • P7

    Projektkoordination

    Verteilt auf Workspace, Chat und Zuruf.

  • P8

    Aufgaben und Status

    In der Produktion gelebt, in der Verwaltung nicht abgebildet.

The solution

Statt direkt ein neues Tool einzuführen, gehen wir strukturiert vor: erst verstehen, dann Zielbild entwickeln, dann passende Software auswählen und die Einführung fachlich begleiten. Mit festen Meilensteinen und Freigaben durch die Geschäftsführung.

Auf Bestehendem aufbauen

Workspace, Team-Chat und Automatisierungsplattform sind die Integrationsbasis. Keine neuen Insellösungen.

Ergebnisoffen prüfen

Erst klären, ob vorhandene Tools reichen. Neue Software nur dort, wo sie wirtschaftlich den Unterschied macht.

KI mit Augenmaß

Jedes KI-Potenzial wird nach Aufwand und Nutzen bewertet, bevor es umgesetzt wird.

Das Ziel

Ergebnisse veröffentlichen wir nach Abschluss

Spürbare Zeitersparnis

Mehr Zeit für Produktion und Redaktion statt für Verwaltung.

Weniger Medienbrüche

Durchgängige Abläufe statt Copy und Paste zwischen Tools.

Fristen im Griff

Eine verlässliche Übersicht über alle Abgabe-, Vertrags- und Zahlungsfristen.

Förderung

MID-Digitale Prozesse

Das Projekt wird über das Förderprogramm Mittelstand Innovativ & Digital unterstützt. Wir begleiten von der Angebotsstruktur für den Antrag bis zu den Unterlagen für den Verwendungsnachweis.

Mehr zu Förderungen

Warum anonym?

Vertraulichkeit ist Teil der Mission

Solange das Projekt läuft, bleibt unser Kunde ungenannt. Nach dem Abschluss erzählen wir die ganze Journey, mit Ergebnissen und Kundenstimme.

Updates erscheinen zu jedem Meilenstein

Boosters used

For this project we selected and applied exactly the boosters it needed.

Aim Booster

Concept & Strategy

View booster
Agility Booster

Artificial Intelligence

View booster

Häufige Fragen

Was wird bei MID-Digitale Prozesse gefördert?

Gefördert werden Beratungsleistungen entlang von IST-Analyse, SOLL-Konzeption, Softwareauswahl und Implementierungsbegleitung für digitale Geschäftsprozesse in kleinen und mittleren Unternehmen aus NRW.

Welche Verwaltungsprozesse lassen sich in Kreativunternehmen digitalisieren?

Typisch sind E-Mail-Zuordnung, Buchhaltungsvorbereitung, Vertrags- und Fristenmanagement, HR-Verwaltung, Freelancer-Onboarding sowie Projektkoordination und Aufgabensteuerung. Oft lassen sich dafür vorhandene Tools erweitern, statt neue Software einzuführen.

Wie lange dauert die Digitalisierung der Verwaltung?

In diesem Projekt planen wir rund drei Monate für Analyse, Zielbild, Softwareauswahl und begleitete Einführung. Die Dauer hängt von der Zahl der Prozesse und den vorhandenen Systemen ab.

Next journey

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